FitFlash – Tietojenkäsittelysopimus

Osapuolet

Rekisterinpitäjä:

Käsittelijä:

FF Labs ja Palveluntarjoaja ovat jäljempänä yhdessä “osapuolet”.

1. Sopimuksen hyväksyminen

Palveluntarjoaja hyväksyy tämän tietojenkäsittelysopimuksen luomalla yritystilin FitFlash-alustalle ja hyväksymällä palvelun ehdot rekisteröinnin yhteydessä.

Hyväksymishetki, palveluntarjoajan yrityksen nimi, sähköpostiosoite ja yksilöivä käyttäjätunnus voidaan tallentaa FitFlashin järjestelmään todisteeksi hyväksymisestä.

2. Sopimuksen tarkoitus

FF Labs ylläpitää FitFlash-alustaa, joka yhdistää kuluttajat ja liikunta- sekä hyvinvointipalveluita tarjoavat palveluntarjoajat.

Palveluntarjoaja käsittelee FitFlashin kautta saamiaan kuluttajien henkilötietoja palvelun tai tapahtuman toteuttamista varten.

Tämä sopimus määrittelee osapuolten vastuut henkilötietojen käsittelyssä.

3. Osapuolten roolit

FF Labs toimii rekisterinpitäjänä suhteessa FitFlash-sovelluksen kuluttajakäyttäjien henkilötietoihin.

Palveluntarjoaja toimii henkilötietojen käsittelijänä siltä osin kuin se käsittelee kuluttajien tietoja FitFlashin ohjeiden mukaisesti palvelun tai tapahtuman toteuttamiseksi.

Palveluntarjoaja saa käsitellä henkilötietoja vain tämän sopimuksen ja FitFlashin käyttöehtojen mukaisesti.

4. Käsittelyn tarkoitus

Palveluntarjoaja saa käsitellä kuluttajan henkilötietoja vain seuraaviin tarkoituksiin:

• ilmoittautumisen hyväksyminen tai hylkääminen
• osallistujan tunnistaminen
• palvelun tai tapahtuman toteuttaminen
• yhteydenpito kuluttajaan kyseiseen palveluun tai tapahtumaan liittyen
• mahdollisten peruutusten tai muutosten käsittely

Henkilötietoja ei saa käyttää suoramarkkinointiin, profilointiin tai muihin omiin tarkoituksiin ilman FF Labsin kirjallista lupaa tai erillistä lainmukaista perustetta.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Palveluntarjoaja voi saada nähtäväkseen esimerkiksi seuraavat kuluttajan tiedot:

• etunimi ja sukunimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• osoite, postinumero ja kaupunki
• syntymäpäivä
• ilmoittautumisen tila ja aikaleima
• palvelun tai tapahtuman tiedot

Erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten terveystietoja, ei saa käsitellä FitFlashin kautta, ellei siitä ole erikseen sovittu ja ellei käsittelylle ole lainmukaista perustetta.

6. Palveluntarjoajan velvollisuudet

Palveluntarjoaja sitoutuu:

• käsittelemään henkilötietoja vain FitFlashin ohjeiden mukaisesti
• pitämään henkilötiedot salassa
• rajaamaan pääsyn tietoihin vain henkilöille, jotka tarvitsevat niitä palvelun toteuttamiseksi
• huolehtimaan käyttäjätunnusten ja salasanojen turvallisuudesta
• olemaan luovuttamatta tietoja ulkopuolisille ilman FF Labsin lupaa
• olemaan käyttämättä tietoja suoramarkkinointiin ilman asianmukaista perustetta
• poistamaan tarpeettomat henkilötiedot, jos niitä on tallennettu FitFlashin ulkopuolelle

7. Tietoturva

Palveluntarjoajan tulee käsitellä henkilötietoja turvallisesti.

Palveluntarjoajan tulee vähintään:

• käyttää vahvaa salasanaa
• säilyttää kirjautumistiedot turvallisesti
• estää ulkopuolisten pääsy FitFlash-tilille
• käyttää laitteessa lukitusta
• kirjautua ulos sovelluksesta tarvittaessa
• ilmoittaa epäillyistä tietoturvaloukkauksista FF Labsille

8. Tietoturvaloukkaukset

Palveluntarjoajan tulee ilmoittaa FF Labsille viipymättä, jos se havaitsee tai epäilee henkilötietoihin liittyvää tietoturvaloukkausta.

Ilmoitus tulee tehdä mahdollisuuksien mukaan viimeistään 48 tunnin kuluessa havainnosta.

Ilmoituksessa tulee kuvata, mitä on tapahtunut, mitä tietoja loukkaus koskee ja mitä toimenpiteitä on tehty.

FF Labs vastaa tarvittaessa ilmoituksista viranomaisille ja rekisteröidyille.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Jos kuluttaja esittää palveluntarjoajalle henkilötietoihin liittyvän pyynnön, palveluntarjoajan tulee ohjata pyyntö FF Labsille.

Palveluntarjoaja ei saa itsenäisesti toteuttaa tai hylätä kuluttajan pyyntöä ilman FF Labsin ohjeistusta, ellei laki sitä edellytä.

10. Alihankkijat

Palveluntarjoaja ei saa siirtää tämän sopimuksen mukaista henkilötietojen käsittelyä ulkopuolisille ilman FF Labsin kirjallista lupaa.

FF Labs voi käyttää FitFlash-alustan teknisessä toteutuksessa alihankkijoita, kuten:

• Google / Firebase
• Expo
• Mailjet / Sinch
• Twilio
• Google Maps Platform

FF Labs vastaa siitä, että sen käyttämien alihankkijoiden kanssa on asianmukaiset tietosuojasopimukset.

11. Tietojen poistaminen

Kun palveluntarjoajan FitFlash-tili päättyy tai sopimus päättyy, palveluntarjoajan tulee poistaa kaikki FitFlashin kautta saamansa kuluttajien henkilötiedot, jos niitä on tallennettu FitFlashin ulkopuolelle.

Palveluntarjoajan tulee pyydettäessä vahvistaa tietojen poistaminen FF Labsille.

12. FF Labsin velvollisuudet

FF Labs vastaa siitä, että kuluttajia informoidaan henkilötietojen käsittelystä tietosuojaselosteessa.

FF Labs vastaa FitFlash-alustan teknisestä tietoturvasta omien järjestelmiensä osalta.

FF Labs antaa palveluntarjoajalle tarvittavat ohjeet tämän sopimuksen mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn.

13. Voimassaolo

Tämä sopimus tulee voimaan, kun palveluntarjoaja hyväksyy sen rekisteröinnin yhteydessä.

Sopimus on voimassa niin kauan kuin palveluntarjoajalla on aktiivinen yritystili FitFlash-alustalla tai niin kauan kuin palveluntarjoaja käsittelee FitFlashin kautta saamiaan henkilötietoja.

14. Muutokset

FF Labs voi päivittää tätä sopimusta esimerkiksi lainsäädännön, alihankkijoiden tai palvelun muutosten vuoksi.

Muutoksista ilmoitetaan palveluntarjoajalle sovelluksessa tai sähköpostitse.

Jatkamalla FitFlashin käyttöä muutosten voimaantulon jälkeen palveluntarjoaja hyväksyy päivitetyn sopimuksen.

15. Sovellettava laki ja riidat

Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.

Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla.

Ellei asiaa saada ratkaistua neuvottelemalla, riita ratkaistaan toimivaltaisessa suomalaisessa tuomioistuimessa.